SESFAKT/Kundenverwaltung

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In der Kundenverwaltung werden Ihnen jeweils alle Aktivitäten zur dem aktuellen Kunden angezeigt.

kundenverwaltung.png

Funktionstasten

F2 - Neueingabe
F3 - Speichern
F4 - Bearbeiten
F5 - Kundenhistorie
F6 - Emailablage
F7 - Statistik
F8 - Anzeige aktuelle Rechnungen
F9 - Offene Posten
Bild ab - nächster Kunde im Eingabefeld Suchen
Bild auf - vorheriger Kunde im Eingabefeld Suchen
Strg + N - Aufruf Notizen

Beschreibung der Kopfleiste

  • Tabelle sortieren
  • Schnellsuche nach der jeweiligen Sortieren, nach Eingabe eines Suchstrings sucht SESFAKT
  • Historie, Anzeige der Historie des Aktuellen Kunden
  • Drucken, Ausdruck diverser Kundendatenblätter
  • Suchen, Erweitertete Suche
  • Gesamtanzeige, Anzeige aller gespeicherten Kunden
  • Offene Posten, Anzeige Offene Posten für den Aktuellen Kunden
  • Email-Ablage, Ablage von Emails zum Kunden
  • Sonderpreise, Sonderpreise des Kunden

Anzeige der durchschnittlichen Zahlung des Kunden

Im Kopf der Kundenverwaltung wird das durchschnittliche Zahlungsverhalten des Kunden in Tagen angezeigt.
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Die Anzeige wird erst nach einer Buchung von Rechnungen angezeigt.

Im Header der Kundenverwaltung können Sie über die Rechte Maustaste weitere Optionen zum Kunden aufrufen.
kundenmenue.png

Datenfelder der Kundenverwaltung

Anrede:
Durch Doppelklick werden Ihnen gespeicherte Anredeformen angezeigt.

Name:
Sollten Sie den DTA-Datentransfer nutzen, achten Sie darauf das der Name nicht mehr als 27 Zeichen lang ist.

MwSt. ausweisen: J/N
Hier legen Sie fest ob beim Rechnungsdruck bzw. bei der Manuellen Erstellung einer Rechnung die MwSt. mit ausgewiesen werden soll.

Kunde gesperrt: J/N
ist diese Option aktiviert wird der Kunde durch einen roten Balken gekennzeichnet. Kein DTA-Lauf: J/N bei Aktivierung wird der Kunde zu keinem DTA-Lauf. Mahnsperre: J/N bei Aktivierung wird der Kunde zu keinem Mahnlauf herangezogen.

Rabatt%
hier können Sie dem Kunden, global, einen Rabatt zuweisen. Nach Änderung eines Rabattes können Sie in durch Bestätigung der Meldung "JA"  alle Kundenpreise abgleichen. Bei einer Änderung des Rabattes z.b. von 10% auf 0% werden die Preise aus dem Artikelstamm den jeweiligen Leistungen NEU zugeordnet.

Die Rabatt-/Preisänderung bezieht sich nur auf die Leistungen des aktuellen Kunden.

Rabatt Miete
dieser Rabatt bezieht sich nur auf Mietartikel und hat Vorrang gegebüber dem Normalen Rabatt

Bankleitzahl: und Kontonummer:
durch Doppelklick können Sie eine Online-Abfrage auf Richtigkeit der Bankleitzahl und der Kontonummer durchführen.

Zusätzliche Datenfelder:
Über die Programmparameter / Grundeinstellungen / Allgemeines lassen sich 4 weitere Datenfelder frei Konfigurierbar in die Kundenverwaltung integrieren.

Rechnungsformular:
Für jeden Kunden können Sie ein Rechnungsformular. Ist kein Rechnungsformular hinterlegt
wird das ausgewählte Formular, vor dem Druck bzw. vor dem versenden der Emails, verwendet. Das Rechnungsformular wird in der Kundenmaske ohne Registerkarten unter dem Menüpunkt "Bankverbindungen-/Kreditkarteninfo und Zusätze" definiert. Die Auswahl eines Formulars können Sie durch Doppelklick in das Datenfeld vornehmen.

Vertreter-Partner-Nr.:
Hier können Sie Optional eine Vertreternummer hinterlegen. Die Vertreternummer wird bei einer Rechnungsgestellung mit herangezogen, dadurch ist es Möglich später eine Provisionsabrechnung für den Vertreter durchzuführen.

Erlößkonto:
Das Erlößkonto kann automatisch, gem. den Ländereinstellungen in den Programmgrundeinstellungen Reiter "Kundenverwaltung", gesetzt werden. Für diese Funktion müssen die Erlößkonten in den Programmgrundeinstellungen Reiter "Allgemeines" gesetzt sein.

Ust-IDNr.:
Durch Doppelklick auf das Datenfeld können Sie eine Bestätigung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern durchführen. Die Abfrage erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern.

Kreditlimit:
Möglichkeit zur Eingabe eines Kreditlimits in der Kundenverwaltung, bei Überschreitung dieses wird eine Meldung, bei Neueingabe einer Rechnung, in der Auftragserfassung ausgegeben.

Die Schritte einer Kunden-Neueingabe

Überprüfen Sie als erstes in den Programmparametern/Grundeinstellungen die Nummernkreise und unter dem Reiter Allgemeines ob die Kundennummer automatisch weiter gezählt werden soll. Ist beides überprüft so klicken Sie auf den Button Neueingabe.

Haben Sie in den Grundeinstelllungen die Option Kundennummer automatisch weiter zählen aktiviert wird in dem Datenfeld Kundennummer die NEUE Kundennummer angezeigt, bei nicht aktivierter Option müssen Sie von Hand eine NEUE Kundennummer eingeben. Doppelte Kundennummern werden vom Programm nicht zugelassen.
(Sinnvoll ist die automatische Vergabe der Kundennummer). Die Eingabe einer Kundennummer ist zwingend erforderlich.

Der Cursor steht nun auf dem Datenfeld Anrede, geben Sie hier die Kundenanrede ein (Firma, Herr etc.) durch Doppelklick wird Ihnen eine Auswahl von Anredeformen angeboten. Das Datenfeld Name/Firma beinhaltet den eigentlichen Firmennamen bzw. bei einer Privatperson den Nachnamen (Meier KG oder Nachname). Das Programm prüft nach Eingabe des Kundennamens ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist und gibt einen Hinweis aus.

"Kundennummer bereits vorhanden! Kunden-Nr.: 1000"

Das Feld Vorname kann bei einem Firmenkunden freigelassen werden bei einer Privatperson kommt hier der Vorname hinein. Füllen Sie nun die Datenfelder Straße, Land (z.b. D, A, CH) Plz und Ort. Das Datenbankfeld Ansprechpartner bepflegen Sie bei einer Firmenadresse, der Ansprechpartner wird beim Rechnungsdruck mit ausgegeben.

Nun legen Sie die Optionalen für den Kunden fest:

  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsweise, bei Auswahl der Zahlungsweise „per Bankeinzug“ kann später nach einer Rechnungserstellung bzw. monatlichen Rechnungslauf ein SEPA-Transfer durchgeführt werden. Die Rechnung kann in den Offenen Posten gesondert gekennzeichnet werden (Grün)
  • Bankverbindung des Kunden Beachten Sie: für den SEPA-Lauf dürfen in der Bankleitzahl bzw. in der Kontonummer keine Sonderzeichen sowie Leerzeichen enthalten sein (z.B. 1424-455 oder 1424 455)
  • Suchschlüssel, dieser dient zur weiteren Spezifikation des Kunden
  • Rechn. per Email, diese Option steuert ob der Kunde später über den mtl. Rechnungslauf per Email oder Rechnungslauf auf den Drucker berücksichtigt wird
  • MwSt. ausweisen, legt fest ob beim Rechnungsdruck die MwSt. mit ausgewiesen werden soll
  • Kunde gesperrt, keine Aktion für den Kunden möglich, wie Neueingabe Rechnung etc. in der Gesamtübersicht wird der Kunde ROT gekennzeichnet

Füllen Sie nun die Felder Telefon-Geschäftlich, Telefon-Privat sowie Telefax aus. Das Datenbankfeld Email sollten Sie jedenfalls bepflegen, die Email-Adresse wird u.a. beim mtl. Rechnungslauf per Email herangezogen. Das Datenfeld Funk/Handy ist rein informativ. Sind alle Daten eingegeben klicken Sie auf den Button Speichern.

Email-Adressen:

Das Programm verwaltet zwei Emailadressen zum versenden von Mails.
1. Email für Rechnungen, Diese Emailadresse wird für das versenden von Rechnungen per Email herangezogen, sollte keine hinterlegt sein wird die Allgemeine Email-Adresse verwendet.
2. Allgemeine Email-Adresse, Diese wird in den Rundsendungen bzw. beim Normalen Email-Verkehr (z.B. Rundsendungen) verwendet, ist keine hinterlegt wird die Email-Adresse für Rechnungen verwendet.

Länderkennung Lang
Wurde das Land gem. ISO 3166 hinterlegt wird automatisch die Länderkennung lang gesetzt. Diese können Sie durch Doppelklick auf das Feld "Land" einsehen und ggfl. manuell setzen. Eine nachträgliche Zuweisung können Sie in den Daten-/Bestandsänderungen  "Kundenverwaltung Länderkennung-Lang setzen" durchführen. Eine Beispielrechnung können Sie über den Menüpunkt Drucken, Listen -u. Reports --> Reporttransfer-/Beispiele einsehen.

Kundendatenblätter und Drucken

Über das Druckersymbol haben Sie direkt aus der Kundenverwaltung Zugriff auf verschiedene Listen und Datenblätter zum aktuellen Kunden.

kundenmenuedatenblaetter.png

weitere Datenblätter
Die Datenblätter für diesen Menüpunkt können Sie unter dem Menüpunkt „Drucken-/Listen- u. Reports“ definieren. Herangezogen werden alle Reports die mit Brief*.* oder Vertrag*.* beginnen.

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