WEBFAKT/Kundenverwaltung

In der Kundenverwaltung werden Ihnen jeweils alle Aktivitäten zur dem aktuellen Kunden angezeigt.

Kundenverwaltung

Über die Registerkarten haben Sie schnellen und direkten Zugriff auf die Leistungen des Kunden.
Die Leistungen in den einzelnen Registern beziehen sich immer auf den Aktuellen Kunden, dieser wird Ihnen auch rechts oben immer angezeigt.

In der Header der Kundenverwaltung wird Ihnen die Gesamtanzahl der Kunden und die letzte Änderung angezeigt.

kundenverwaltung

Anzeige der Anzahl von Speicherplätzen, Domains, Dienstleistungen und POPs, etc.

kunden_anzeige_daten_domains

Die Werte in klammern stehen für die aktiven Speicherplätze-/Domains etc. die Werte vor der Klammer die gesamte Anzahl.

Im Header der Kundenverwaltung können Sie über die rechte Maustaste weitere Optionen zum Kunden aufrufen.

Kundenverwaltung

Hinweise zur  Bonitätsabfrage
Die Bonitätsauskunft rufen Sie über die rechte Maustaste im Kopfbereich der Kundenverwaltung auf.
Um eine Auskunft zu erhalten benötigen Sie die Zugangsdaten von MediaFinanz bzw. von GMF diese müssen Sie in den Programmgrundeinstellungen hinterlegen. Die Bonitätsauskunft wird in den Kundenbemerkungen gespeichert wenn ein Risiko bei dem Kunden vorliegt
Beispiel:
12.05.2005 Bonitätsauskunft
sehr hohes Risiko

Terminverwaltung
Eingabe eines Termins für den aktuellen Kunden, mit dem Aufruf der Terminverwaltung werden die Firmendaten übergeben.

Beschreibung der Kopfleiste

Kundenverwaltung

Datenfelder der Kundenverwaltung

Anrede:
Durch Doppelklick werden Ihnen gespeicherte Anredeformen angezeigt.

Name:
Sollten Sie den DTA-Datentransfer nutzen, achten Sie darauf das der Name nicht mehr als 27 Zeichen lang ist.

MwSt. ausweisen: J/N
hier legen Sie fest ob beim Rechnungsdruck bzw. bei der Manuellen Erstellung einer Rechnung die MwSt. mit ausgewiesen werden soll.

Resellerpreise: J/N
Haben Sie das Optionsfeld aktiviert übernimmt das Programm automatisch beim Erstellen bzw. beim Druck der Monats-/Vierteljahres-/Halbjahres und Jahresrechnungen die Definierten Reseller-Preise aus dem Artikel-/Leistungsstamm, für den jeweiligen Kunden.

Housing Kunde: J/N
die Option gilt für die Monatsrechnungen, dort kann selektiert werden ob nur Housing-Kunden gedruckt bzw. die Rechnungen per Email versendet werden.

Kunde inaktiv: J/N
ist diese Option aktiviert wird der Kunde NICHT bei den monatlichen Rechnungsläufen berücksichtigt

Kunde gesperrt: J/N
ist diese Option aktiviert wird der Kunde durch einen roten Balken gekennzeichnet, wird jedoch bei den monatlichen Rechnungsläufen berücksichtigt

Kein DTA-Lauf: J/N
bei Aktivierung wird der Kunde zu keinem DTA-Lauf.

kein Inkasso durchführen: J/N
bei Aktivierung kann für den Kunden keine Inkassoübergabe durchgeführt werden.
Durch setzen des optionalen Datums „kein Inkasso durchführen bis“ können Sie festlegen, bis zu welchem Datum der Inkassostop gilt.

Mahnsperre: J/N
bei Aktivierung wird der Kunde zu keinem Mahnlauf herangezogen.
Durch setzen eines Datums bei „Mahnsperre bis“ können Sie optional festlegen, bis zu welchem Datum der Kunde bei dem automatischen Mahnlauf nicht herangezogen wird. Wird das Datum überschritten wird der Kunde wieder beim Mahnlauf herangezogen. Das Datum der Mahnsperre wird automatisch bei erreichen gelöscht.

keine Rundsendungen: J/N
bei Aktivierung wird der Kunde bei Rundsendungen nicht berücksichtigt.

Vorkasse: J/N
nur zur Info

Rabatt %
hier können Sie dem Kunden, global, einen Rabatt zuweisen, wird nachträglich der Kundenrabatt geändert können Sie die Kundenpreise abgleichen. Bei einem Abgleich des Rabattes z.b. von 10% auf 0% werden die Preise aus dem Artikelstamm den jeweiligen Leistungen NEU zugeordnet. Die Rabatt-/Preisänderung bezieht sich nur auf die Leistungen des Aktuellen Kunden.

Kennwort:
Mit jeder Neuanlage eines Kunden wird ein Kennwort erzeugt, das Kennwort kann jederzeit später manuell bzw. durch Doppelklick auf das Datenfeld verändert-/neuerzeugt werden.

Rechnungsformular:
Für jeden Kunden können Sie ein Rechnungsformular für die monatlichen Rechnungen hinterlegen. Ist kein Rechnungsformular hinterlegt wird das ausgewählte Formular, vor dem Druck bzw. vor dem versenden der Emails, verwendet. Das Rechnungsformular wird in der Kundenmaske ohne Registerkarten unter dem Menüpunkt “Bankverbindungen-/Kreditkarteninfo und Zusätze” definiert. Die Auswahl eines Formulars können Sie durch Doppelklick auf das Datenfeld vornehmen.

Vertreter-Partner-Nr.:
Hier können Sie optional eine Vertreternummer hinterlegen.
Die Vertreternummer wird bei einer Rechnungsgestellung mit herangezogen, dadurch ist es möglich später eine Provisionsabrechnung für den Vertreter durchzuführen.

Bankleitzahl: und Kontonummer:
durch Doppelklick können Sie eine Online-Abfrage auf Richtigkeit der Bankleitzahl und der Kontonummer durchführen

Geburtsdatum:
Bei hinterlegtem Geburtsdatum wird im s.g. Hint des Eingabefeldes das jeweilige Alter angezeigt. Ist das Alter des Kunden unter 18 Jahre wird dieses in rot dargestellt.

Ust-IDNr.:
Durch Doppelklick auf das Datenfeld können Sie eine Bestätigung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern durchführen. Die Abfrage erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern.

Freifelder

Die Freifelder 1 bis 6 können Sie in den Programmgrundeinstellungen Reiter “Kundenverwaltung” definieren, wurde keine Definition hinterlegt so werden diese nicht angezeigt.

Die Schritte einer Kunden-Neueingabe

Überprüfen Sie als erstes in den Programmparametern/Grundeinstellungen die Nummernkreise und unter dem Reiter Allgemeines ob die Kundennummer automatisch weitergezählt werden soll. Ist beides überprüft so klicken Sie auf den Button Neueingabe.

Haben Sie in den Grundeinstelllungen die Option Kundennummer automatisch weiterzählen aktiviert wird in dem Datenfeld Kundennummer die NEUE Kundennummer angezeigt, bei nicht aktivierter Option müssen Sie von Hand eine NEUE Kundennummer eingeben. Doppelte Kundennummern werden vom Programm nicht zugelassen. (Sinnvoll ist die automatische Vergabe der Kundennummer) Eine Eingabe einer Kundennummer ist zwingend erforderlich.

Der Cursor steht nun auf dem Datenfeld Anrede, geben Sie hier die Kundenanrede ein (Firma, Herr etc.) durch Doppelklick wird Ihnen eine Auswahl von Anredeformen angeboten. Das Datenfeld Name/Firma beinhaltet den eigentlichen Firmennamen bzw. bei einer Privatperson den Nachnamen (Meier KG oder Nachname). Das Programm prüft nach Eingabe des Kundennamens ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist und gibt einen Hinweis aus.

“Kundennummer bereits vorhanden! Kunden-Nr.: 1000”

Das Feld Vorname kann bei einem Firmenkunden freigelassen werden bei einer Privatperson kommt hier der Vorname hinein. Füllen Sie nun die Datenfelder Straße, Land (z.b. D, A, CH) Plz und Ort. Das Datenbankfeld Ansprechpartner bepflegen Sie bei einer Firmenadresse, der Ansprechpartner wird beim Rechnungsdruck mit ausgegeben.

Nun legen Sie die Optionen für den Kunden fest:

  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsweise, bei Auswahl der Zahlungsweise „per Bankeinzug“ kann später nach einer Rechnungserstellung bzw. mtl. Rechnungslauf ein DTA-Transfer durchgeführt werden. Die Rechnung kann in den Offenen Posten gesondert gekennzeichnet werden (Grün)
  • Bankverbindung des Kunden Beachten Sie: für den DTA-Lauf dürfen in der Bankleitzahl bzw. in der Kontonummer keine Sonderzeichen sowie Leerzeichen enthalten sein (z.B. 1424-455 oder 1424 455)
  • Suchschlüssel, dieser dient zur weiteren Spezifikation des Kunden Rechn. per Email, diese Option steuert ob der Kunde später über den mtl. Rechnungslauf per Email oder Rechnungslauf auf den Drucker berücksichtigt wird
  • Resellerpreise, in der Artikelverwaltung können Sie neben dem normalen Artikelpreis (VK) zusätzlich Resellerpreise hinterlegen, ist die Option aktiviert werden immer die Resellerpreise herangezogen, sollte diese mal nicht funktionieren überprüfen Sie bitte in der Artikelverwaltung ob auch ein Resellerpreis hinterlegt worden ist.
  • MwSt. ausweisen, legt fest ob beim Rechnungsdruck die MwSt. mit ausgewiesen werden soll
  • Kunde gesperrt, keine Aktion für den Kunden möglich, wie Neueingabe Rechnung etc. in der Gesamtübersicht sowie im Header der Kundenverwaltung wird dieser ROT gekennzeichnet. 
    kundegesperrt.png
  • Kunde inaktiv, Anzeige des Headers in der Kundenverwaltung SCHWARZ.
    kundeninaktiv.png
  • Überwachung, bei aktivierter Option wird der Kunde bei den mtl. Rechnungsläufen herangezogen und intern verarbeitet, es wird jedoch KEINE Rechnung gedruckt

Füllen Sie nun die Felder Telefon-Geschäftlich, Telefon-Privat sowie Telefax aus. Das Datenbankfeld Email sollten Sie jedenfalls bepflegen, die Email-Adresse wird u.a. beim mtl. Rechnungslauf per Email herangezogen. Das Datenfeld Funk/Handy ist rein informativ. Sollten Sie ein Web-Interface betreiben so können Sie in den Datenfeldern Kennwort und Reseller-Login die entsprechenden Daten eingeben, das Kennwort wird automatisch bei einer Neueingabe bepflegt, durch Doppelklick auf das Datenfeld erzeugt WEBFAKT jederzeit wieder ein neues Kennwort.
Sind alle Daten eingegeben klicken Sie auf den Button Speichern.

Funktionstasten

F1 – Hilfe
F2 – Neueingabe
F3 – Speichern
F4 – Bearbeiten
F5 – Kundenhistorie
F6 – Emailablage
F7 – Offene Posten
F7 – neue Email an Kunden
F9 – Suportanfragen und Ticket
Bild ab – nächster Kunde im Eingabefeld Suchen
Bild auf – vorheriger Kunde im Eingabefeld Suchen
Strg + N – Aufruf Notizen
Strg + F – Erweiterte Kundensuche
Strg + T – Anzeige ToDo-Liste des Kunden

Tabellenfilter

Über das Icon Kundenverwaltung Tabellenfilter im Header der Kundenverwaltung können Sie einen Tabellenfilter setzen so dass alle Kunden ohne gesperrte und inaktive Kunden angezeigt werden.

Anzeige Tabellenfilter ausgeschaltet:
tabellenfilter

Anzeige Tabellenfilter eingeschaltet:
tabellenfilter
Nach aktivieren des Tabellenfilters können Sie entscheiden ob der Tabellenfilter Standardmäßig gesetzt wird.

tabellenfilter

Email-Adressen
WEBFAKT verwaltet zwei Emailadressen zum versenden von Mails.</p>

  1. Email für Rechnungen Diese Emailadresse wird für das versenden von Rechnungen per Email herangezogen, sollte keine hinterlegt sein wird die Allgemeine Email-Adresse verwendet. In dem Datenfeld können auch mehrere Emailadressen mit ; getrennt hinterlegt werden.
  2. Allgemeine Email-Adresse Diese wird in den Rundsendungen bzw. beim Normalen Email-Verkehr (z.b. Rundsendungen) verwendet, ist keine hinterlegt wird die Email-Adresse für Rechnungen verwendet.

Im dem Datenfeld „Email für Rechnungen“ können Sie auch 2 verschiedene Emailadressen hinterlegen; Beispiel: info@mustermann.de; buchhaltung@mustermann.de die Emaildadressen werden mit ; getrennt.

In den Datenfeldern “Email” können Sie über die rechte Maustaste folgendes Sub-Menü aufrufen:
kunden_email_menue

Kundenkennwort senden

kundenkennwort

Über das Icon können Sie dem angezeigten Kunden sein Kundenlogin (Kennwort) direkt zusenden.

Um diese Funktion zu nutzen hinterlegen Sie einen Mengentext, unter dem Menüpunkt Daten –> Mengentext, mit dem Textnamen Kundenlogin

Beispiel in den Mengentexten:

Kundenlogin

Textbeispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Hier Ihre Logindaten für den Kundenbereich auf unserer Homepage;

Ihre Kundennummer: KUNDNR#

Login: KUNDNR# Kennwort: PWRES#

Kundendatenblätter und Drucken

Über das Druckersymbol haben Sie direkt aus der Kundenverwaltung Zugriff auf verschiedene Listen und Datenblätter zum aktuellen Kunden;
Kundenverwaltung Mausmenü

Transfer Kundendomains

Über diesen Menüpunkt können Sie für einen Kunden die Domain in eine

  • Text-Datei
  • HTML-Datei
  • Excel-Datei
  • Word-Datei
  • Richtext-Datei
  • Textdatei mit Kommas getrennt
  • Textdatei mit Tab getrennt

Exportieren.

Weitere Datenblätter

Die Datenblätter für diesen Menüpunkt können Sie unter dem Menüpunkt „Drucken-/Listen- u. Reports“ definieren.
Herangezogen werden alle Reports die mit Brief*.* oder Vertrag*.* oder Kurzbrief*.* beginnen.

datenblaetter

Weiterführende Links