WEBFAKT/Allgemeine Grundeinstellungen

Allgemeine Einstellungen

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Betreff / Subject für Emailrechnungen

Hier haben Sie die Möglichkeit den Betreff für Emailrechnungen zu ändern, es stehen Ihnen 2 Parameter zur Verfügung.

  1. RECHNR für die Rechnungsnummer
  2. KUNDNR für die Kundennummer

Beispiel:
Rechnung Nr. #RECHNR / Kundennummer: #KUNDNR

Erlös-/Habenkonten

Die Konten für Innland, EG und Drittland werden gem. der Länderkennung (ISO 3166) in der Kundenverwaltung, z.B. im DATEV-Export, gesetzt.

SEPA Verwendungszweck

Mit dieser Option legen Sie den Verwendungszweck beim SEPA-Lauf fest. Standardmäßig wird beim SEPA-Lauf der Verwendungszweck „Rechnung RECHNR“ ausgegeben. Haben Sie Kunden-Nr. gewählt erscheint im Verwendungszweck „Kunden-Nr. KUNDENNR“, bei Auswahl Rechnungs-Nr. + Kunden-Nr. wird im Verwendungszweck Rechnungs-Nr. ReNr und für die  Kunden-Nr. KuNr eingefügt.

(RECHNR u. KUNDENNR sind hier nur Platzhalter für die Aktuelle Nummern)

Beachten Sie:
Der Verwendungszweck für den DTA-Lauf darf nicht mehr als 27 Zeichen lang sein, das Programm entfernt automatisch weitere Zeichen im Verwendungszweck. 

Nachkommastellen

  • Preise hier legen Sie die Nachkommastellen für die Preise in WEBFAKT fest, Sie können zwischen 2, 3 und 4 Nachkommastellen wählen.
  • Menge Nachkommas der Mengenanzeige beim Ausdruck, Standard sind 2 Nachkommastellen, 0 steht für keine Ausgabe von Nachkommastellen.

Gebühr Rücklastschrift

Hinterlegen Sie hier die Standardgebühr für eine Rücklastschrift. Eine Rücklastschrift können Sie in den Offenen Posten durch betätigen der rechten Maustaste erstellen. MwSt. Ausweisen mit dieser Option legen Sie fest, ob eine Rücklastschrift zzgl. MwSt. ausgegeben werden soll.

Lastschriften in Offene Posten grün kennzeichnen

Bei aktivierter Option werden alle Rechnungen die mit Zahlungsweise „per Bankeinzug“ versendet bzw. gedruckt werden in den Offenen Posten grün gekennzeichnet.

PDF Grafik Einstellungen

Hier können Sie die DPI Größe der Bilder in der PDF-Datei festlegen, zur Auswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung: Standard, 200 DPI, 300 DPI, 400 DPI, 500 DPI und 600 DPI Anmerkung: Die Qualität des Bildes kann verbessert werden, indem Sie DPI-Wert vergrößern, die beste Performance bietet die Standardeinstellung. Bei Veränderung des DPI-Wertes ändert sich auch die Größe der PDF-Datei.

Traffic-Staffelung 2 für Trafficberechnung verwenden

Für das Einlesen bzw. die Eingabe von Speicherplatz-Traffic stehen Ihnen 2 Traffic-Staffelungs Tabellen zur Verfügung.
– Traffic Staffelung 1
– Traffic Staffelung 2

Über diese Option entscheiden Sie welche Traffic Staffelung verwendet werden soll. Die Staffelung 2 gilt gleichzeitig für das Einlesen von Standleitung

Anzeige Terminvorschau

Über diese Option können Sie die Anzeige der Terminvorschau-/Terminbenachrichtigung unter dem Menüpunkt Extras-/Tools steuern.
Standardmäßig werden die Termine einen Tag rückwirkend angezeigt, über die Option “Termine nicht rückwirkend anzeigen” können Sie dieses deaktivieren und es werden NUR die Termine beginnend von aktuellen Tag angezeigt. + Anzeige Terminvorschau: hier legen Sie die Anzahl der anzuzeigenden Termine fest, Sie haben die Möglichkeit die Anzeige in Minuten anzuzeigen bzw. die Anzeige in Tagen, wobei -1  für einen Tag steht und -2 für zwei Tage. Beispiel: Möchten Sie die Termine nur für den aktuellen Tag angezeigt bekommen so geben Sie in dem Eingabefeld -1 ein.
+ erledigte Termine ausblenden nach….: Über diese Option legen Sie fest wie lange erledigte Termine in der Anzeige angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden erledigte Termine sofort  ausgeblendet.

Geburtstagsvorschau anzeigen

hier können Sie festlegen ob eine Vorschau aller Geburtstage beim Programmstart angezeigt werden soll. Angezeigt werden alle Geburtstage innerhalb des aktuellen Datum minus 3 Tage und plus 7 Tage. Unter dem Menüpunkt Extras-/Tools kann die Vorschau auch direkt aufgerufen werden.

Server-/Datenpfad für Text und PDF-Dateien

Für jeden Mandanten kann Optional ein Datenpfad für die Text-/PDF Ablage hinterlegt werden. Dieser Datenpfad ist auch notwendig für den Einsatz von WEBFAKT über VPN. Damit ist gewährleistet das alle Relevanten Texte-/PDF Dateien und Emails auf dem Server und nicht Local abgelegt werden.

Beispiel:

F:\programme\webfakt
oder
\\meinserver\programme\webfakt

Diese Einstellung ist OPTIONAL, bei einer Standardnutzung ist KEIN Eintrag notwendig.

Nach Abschluss einer Buchung, Buchungsbestätigung per Email an Kunden senden

Bei aktivierter Option kann nach Abschluss einer Buchung bzw. einer Teilzahlung eine Buchungsbestätigung per Email an Kunden gesendet werden.
icon_buch_open.png Über diesen Button können Sie die Textvorlage für die Emailbestätigung anpassen.

Beispiel der Textvorlage

Sehr geehrter Geschäftspartner,

wir konnten die Rechnung #RECHNR# erfolgreich verbuchen und möchten
uns recht herzlich für Ihren Auftrag bedanken.

Wenn Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen oder Produkten haben
können Sie sich auch gerne jederzeit an unsere Hotline xxxxx xxxxx Wenden.

Schöne Grüße

Variablen

Variable Beschreibung
#RECHNR# Rechnungsnummer
#KUNDNR# Kundennummer
#BUCHUNGSDATUM# Buchungsdatum der Rechnung
#BETRAG# Buchungsbetrag der Rechnung
#RESTBETRAG# Restbetrag einer Rechnung bei Teilzahlungen
#NAME# Kundenname
#VORNAME# Vorname des Kunden
#ANREDE# Anrede des Kunden
#DATUM# Aktuelles Datum
#FIRMA# Firmenname

Haben Sie eine BCC Emailadresse für Buchungsbestätigungen hinterlegt wird automatisch beim versenden einer Buchungsbestätigung eine s.g. Kontrollmail versendet.

Rechnungsgebühr für Rechnungen mit Zahlungsart per Überweisung oder per Rechnung/Überweisung oder per Drucker

Hier können Sie festlegen ob für Rechnungen die mit der Zahlungsart „per Überweisung“ oder „per Rechnung/Überweisung“ bzw. Rechnungen die per Drucker versendet werden ein Aufpreis (Verwaltungsgebühr) automatisch am Ende der Rechnung angefügt werden soll. Sobald Sie einen Betrag einsetzen wird die Rechnungsgebühr automatisch eingepflegt. Die Gebühr ist zzgl. der MwSt.
Durch Aktivierung der Option „Anwenden bei Zahlungsart per Überweisung oder per Rechnung/Überweisung“ bzw. „Anwenden bei Rechnungsversand per Drucker“ schalten Sie die Funktion aktiv. Die Funktion wird NUR dann ausgeführt wenn das Feld „Betrag“ nicht leer ist und eine Option aktiviert ist, möchten Sie keine Rechnungsgebühr verwenden, lassen Sie das Feld „Betrag“ einfach leer. Für einzelne Kunden können Sie diese Option ausschalten, Kundenverwaltung, „Kundenablage festlegen und weitere Optionen“.

Mitteilungstext für Support-Emails

Über den Befehlsknopf können Sie die Vorlage für die Support-Emails definieren, dieser Text wird beim antworten auf eine Support-Email aus der Support-Übersicht herangezogen.

Beispiel-Text:

Sehr geehrter Geschäftspartner,
vielen Dank für Ihre Anfrage, wir werden diese umgehend Bearbeiten.

Ihre Support-Nummer: SUPPORTNR#

Folgende Variablen können in der Textvorlage verwendet werden.

SUPPORTNR#     Supportnummer
KUNDNR #     Kundennummer
FIRMA#    Firma
NAME#    Kundenname 
VORNAME#   Vorname
ANREDE#   Anrede 
DATUM#   Aktuelles Datum 

Support-Nr.:

Die Support-/Ticket Nummer ist fortlaufend und wird automatisch vom Programm gesetzt.


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