SESFAKT/Mengentexte-/Textbausteine

Textbausteine: Wenn Sie viel schreiben aber wenig tippen möchten…
Mit Hilfe der Textbausteine wird Ihnen das Schreiben von Rechnungen, E-Mails etc. erheblich erleichtert. Hinterlegen Sie fertige Textbausteine, die Sie immer wieder verwenden können ohne sie neu eingeben zu müssen. Die Textbausteine können über das Menü Daten Mengentexte aufgerufen werden. Es öffnet sich das Fenster “Mengentexte”, in dem Sie eine Liste der vorhandenen Textbausteine erhalten.

Eine Auflistung aller möglichen Variablen finden Sie hier.
mengentexte
Die Mengentexte können bei der Auftragserstellung und bei der Erstellung einer Email herangezogen werden.
Mengentext mit der Kennzeichnung „Emailvorlage“ = J können in der Kundenverwaltung auf der Tabelle Speicherplätze über die rechte Maustaste herangezogen werden.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit zum anfügen bis zu 4 verschiedene Email-Anhänge je Mengentext, der Anhang wird automatisch bei der Auswahl eines Mengentextes im Email-Client angehängt. Auf der Tabelle der Mengentexte können Sie wie gewohnt suchen.

Emailbetreff:
Hier können Sie bereits einen Betreff für den Emailausgang angeben.

Email an die Rechnungsadresse des Kunden senden
Über diese Option können Sie festlegen dass die Email an die Rechnungsemailadresse in der Kundenverwaltung versendet wird. Standardmäßig wird die “Allgemeine Emailadresse” aus der Kundenverwaltung verwendet. Diese Option greift nur bei Email Textvorlagen aus der Kundenverwaltung.

Inhalt

  1. Beispiel einer Offenen Posten Email
  2. Beispiel Textvorlage Rücklastschrift
  3. Beispiel Textvorlage HU-Benachrichtigung

Beispiel einer Offenen Posten Email

Dieser Text ist für den Email-Versand der Offenen Posten (Gesamtliste) Bitte den Namen OPOS-MAIL nicht verändern, der Text kann nach belieben verändert werden.

     Sehr geehrte Damen und Herren,
     
     Nach genauer Prüfung unserer Unterlagen haben wir festgestellt,
     dass Ihr Konto bei uns immer noch offen ist.
     Wir bitten Sie die offenen Beträge in den nächsten Tagen an uns zu zahlen.
     KUNDNR#
     ANREDE#
     KNAME#
     VNAME#
     
     STR#
     PLZORT#
     
     RECH#
     
     Mit freundlichen Grüßen
     Meine Firma

Die Variablen:

KUNDNR# – Kundenummer
ANREDE# – Anrede des Kunden
FIRMA# – Firma
KNAME# – Kundenname
VNAME# – Vorname des Kunden
STR# – Strasse
PLZORT# – Plz und Ort des Kunden

Die Variable RECH# bezeichnet die Stelle an dem die Offenen Zahlungen automatisch eingefügt werden, diese muss LINKSBÜNDIG gesetzt sein.

Beispiel Ausgabe der Variable RECH#

Status Rechnungsnummer Rechnungs-Datum Betrag Gebühren Saldo

Teilzahlung 321477 30.09.2011 1600,00 5,00 1605,00
Rechnung 321502 05.03.2012 30,94 0,00 30,94
Rechnung 321512 09.06.2012 89,25 0,00 89,25

Gesamtsaldo: 1725,19

Beispiel Textvorlage Rücklastschrift

Die Variablen:

KUNDNR#               – Kundennummer
ANREDE#                – Anrede des Kunden
FIRMA#                   – Firma
KNAME#                 – Kundenname
VNAME#                 – Vorname des Kunden, falls vorhanden
STR#                        – Strasse
PLZORT#                – Plz und Ort des Kunden
RECHNR#               – Rechnungsnummer
RECHNBETRAG#  – Rechnungsbetrag
GEBUEHR#             – Gebühr Rücklastschrift
SALDO#                  – Rechnungsbetrag inkl. Rücklastschriftgebühr
RECHDATUM#       – Rechnungsdatum

Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Kundennummer: KUNDNR#
VNAME#
KNAME#

die Lastschrift für die
Rechnungsnummer: RECHNR#
Rechnungsdatum: RECHDATUM#

für die von uns gelieferte Dienstleistung kam zurück.

Rechnungsbetrag: RECHNBETRAG#
zzgl. Rücklastschriftgebühr: GEBUEHR#
=========================================
Gesamtbetrag: SALDO#
Bitte Überweisen Sie den Betrag.

Mit freundlichen Grüßen
Buchhaltung

Ausgabe Beispiel einer Rücklastschrift:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Kundennummer: 001

die Lastschrift für die
Rechnungsnummer: 13349
Rechnungsdatum:   09.03.2004
für die von uns gelieferte Dienstleistung kam zurück.

Rechnungsbetrag: 28,20
zzgl. Rücklastschriftgebühr: 5,00
==========================
Gesamtbetrag: 33,20
Bitte Überweisen Sie den Betrag.

Mit freundlichen Grüßen
Buchhaltung

Beispiel Textvorlage HU-Benachrichtigung

Der Textname muss HU-Benachrichtigung lauten.

Die Variablen:

  • KFZNR# KFZ-Kennzeichen
  • HUDATUM# Datum der Hauptuntersuchung
  • KUNDNR# Kunden-Nummer

Beispieltext Hauptuntersuchung

Sehr geehrte Damen und Herren,

das KFZ mit dem Kennzeichen  KFZNR# steht am HUDATUM# zur Hauptuntersuchung an.

Ihre Kundennummer: KUNDNR#               

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Service-Team