SESFAKT/Auftragserfassung

Die Auftragserfassung-/Verwaltung lässt sich auch benutzen, wenn keine Kunden, Lieferanten und/oder Artikel in den Datenbanken geführt werden. Allerdings stehen einige Funktionen dann nicht zur Verfügung bzw. können nur dann sinnvoll genutzt werden, wenn alle verwendeten Geschäftspartner und Artikel auch in der Datenbank verzeichnet sind.
Die Auftragsverwaltung speichert ihre Geschäftspartner und Artikel separat. Die entsprechenden Datenbanken dienen dazu, bei Eingabe von Schlüsseldaten (z.b. Kunden­nummer, Artikelnummer) die Auftragsdaten zu ergänzen. Die Eingabe der Rechnungsartikel erfolgt über den Befehlsknopf „Artikel Neueingabe“, hier werden Ihnen alle z.Zt. gespeicherten Artikel, in der Artikeldatenbank, angezeigt.
Auftragserfassung

Anmerkung: Zahlungsbedingungen und Zahlungsziele werden immer angezeigt, jedoch bei einem Ausdruck eines Angebotes und einer Gutschrift nicht mit ausgegeben.

Gesamtanzeige aller Rechnungen, Aufträge, Angebote Lieferscheine….

Über das Symbol icon lupe im Kopf der Auftragserfassung bekommen Sie eine Tabelle mit allen Aufträgen angezeigt. Über die rechte Maustaste bzw. durch betätigen der Funktionstaste F6 können Sie Angebot2, Aufträge, Lieferscheine oder Hausrechnungen für die Übernahme in die Kundenhistorie markieren.

mausmenue_gesamtanzeige_auftrag.png

Funktionstasten

F2 oder Einfg. Artikel Neueingabe
F3 Aktueller Artikel bearbeiten
F4 Mengentext einfügen
F5 oder Entf. Aktueller Artikel-/Mengentext löschen
F6 manuelle Artikeleingabe
F7 Leerzeile einfügen
F8 Leerzeile anhängen
F9 Rechnungsartikelmarkieren
F10 Wechsel zu Eingabe der Lieferscheinnummer  (nur bei Rechnungen)
F11 Positionsnummer ändern
Alt/d Rechnung drucken
Alt/m Manueller Mengentext einfügen
Alt/n Neueingabe einer Rechnung
Alt/s Rechnung speichern
Alt/F4 Programmmodul beenden

Weitere Optionen über die rechte Maustaste auf der Rechnungsartikel-Tabelle.

mausmenue_auftragserfassung.png

Revisionsnummer

Jede Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein und Gutschrift kann mit einer Revisionsnummer versehen werden.
Die Revisionsnummer wird automatisch, nach dem ersten Ausdruck, hochgezählt.
Über die rechte Maustaste können  die Revisionsnummer auf 0 setzen.
Ein Beispiel können Sie über den Menüpunkt Drucken, Listen- u. Reports –> Report Beispiele downloaden.

Neueingabe eines Auftrages

Klicken Sie auf den Button „Neueingabe“
Auftragserfassung

Wählen Sie in o.a. Fenster die Auftragsart durch anklicken von

  • Rechnung
  • Auftrag
  • Gutschrift
  • Angebot-/Kostenvoranschlag
  • Lieferschein
  • Werkstattauftrag
  • interne Hausrechnung

aus.
Zur Suche eines Kunden klicken Sie auf den Befehlsknopf „Kunde suchen“, in der nun angezeigten Tabelle brauchen Sie lediglich die Buchstaben des Kundennamens, in der Tabelle, einzugeben. Durch die interaktive Bildschirmmaske springt das Programm sofort zum erst gefundenen Kundennamen.

Beispiel:
Eingabe R, das Programm zeigt den ersten Kundennamen der mit dem Buchstaben R beginnt an.

Die eingegebenen Buchstaben werden Ihnen im Anzeigefeld der Suche angezeigt. Die Suche nach einer Adresse richtet sich immer nach den Eingegebenen Zeichen in diesem Feld und der aktuellen Sortierung. Durch drücken der Leertaste wird das Anzeigefeld geleert, und Sie können eine neue Suche durchführen.

Tabelle sortieren:
sortierung_kundentabelle.jpg

Um die Tabelle zu sortieren klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten. Nun wird nach dieser Spalte sortiert. Ein weiterer Klick bewirkt eine umgekehrte Sortierrichtung. Der kleine Pfeil in der Spaltenbeschriftung kennzeichnet dies.

Durch Doppelklick auf die gewünschte Adresse wird diese in den Arbeitsbildschirm übernommen. Im Arbeitsbildschirm wird Ihnen nun die komplette Kundenadresse zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Sie können nun die Kundendaten nach Ihren belieben ändern, z.b. Zahlungsbedingungen etc.

Alle Änderungen der Kundendaten beziehen sich nur auf die Auftragserfassung, die Kundenstammdatei bleibt unberücksichtigt. 

Verschieben der Tabellenspalten der Rechnungsartikeln

Video Verschieben der Tabellenspalten

Die Anordnung der Spalten wird automatisch gespeichert und ist beim nächsten Aufruf der Auftragserfassung wieder verfügbar.
Über die rechte Maustaste können Sie bei Bedarf die Standard-Anordnung der Tabelle wieder herstellen.

Abweichende Rechnungsadresse

Haben Sie in der Kundenverwaltung unter dem Reiter “Abweichende Liefer-u. Rechn. Adressen” bei einer Adresse die Option “Abweichende Rechnungsadresse” aktiviert, wird nun die abweichende Rechnungsanschrift übernommen, ansonstonsten wird die reguläre Adresse des Kunden übernommen.

Beispiel der Abweichende Rechnungsadresse in der Kundenverwaltung

abweichende_rechadresse.png

zusätzliche Lieferadresse

Über den Befehlsbutton “zus. Lieferadresse” können Sie im u.a. Fenster eine Lieferadresse, für die Ausgabe auf der Rechnung, Lieferschein etc., auswählen.

zusaetzliche_lieferadresse.png

Beachten Sie:
Diese Funktion ist NICHT gleichzusetzen mit der Funktion über die rechte Maustaste “Lieferadresse”.
Die Ausgabe auf der Rechnung erscheint wie folgt:

zusätzliche Lieferadresse

Die Ausgabe der Adresse können Sie unter dem Menüpunkt Drucken, Listen- u. Reports anpassen.
Ein Beispiel (Vorlage) eines Reportes können Sie über den Befehlsbutton “Report Beispiele” übernehmen.

Bei Umwandlung eines Auftrages, mit zusätzlicher Lieferadresse, in einen Lieferschein wird die “zusätzliche Lieferadresse” automatisch als Hauptadresse gesetzt.

Mindermengenzuschlag

Wurde in den Programmgrundeinstellungen ein Mindermengenzuschlag hinterlegt ist die Option “Mindermengenzuschlag berechnen” aktivierbar.
Sie können unabhängig von dem hinterlegten Mindermengenzuschlag wählen, ob der Kunde, falls der Rechnungsnettobetrag unter diesem liegt, einen Mindermengenzuschlag berechnet bekommt. Der Mindermengenzuschlag wird NUR bei Rechnungen angewendet.

Artikeleingabe Maße

auftragserfassung_mass_eingabe.png

Bei der Maßeingabe für qm wird nicht die Anzahl der Artikel zur Berechnung des Gesamtpreises herangezogen sondern die qm Zahl.
Beispiel:
Ein Artikel hat die Länge von 150cm und die Breite von 150cm und kostet 5,00€ pro qm
Ein Kunde ordert den Artikel 10x, ergibt 22,50qm.

Berechnet wird dann nicht 10 x 5,00€ sondern 22,50 x 5,00€.
In der Artikelverwaltung hinterlegen Sie den Preis für einen qm und aktiveren die Maßeinheit die Sie bei der Eingabe der Maße verwenden. Es wird immer in qm umgerechnet, unabhängig davon, welche Maßeinheit Sie zur Eingabe der Maße verwenden.

Der Verschnitt in % bezieht sich auf den jeweiligen Gesamt qm².

Leerzeile anhängen

Die Leerzeile die Sie aus dem Artikelfenster anhängen wird behandelt wie Mengentext. Die Leerzeile in der Hauptmaske wird wie ein Artikel behandelt und beim Ausdruck eingerückt.

Mengentext

Durch anklicken des Buttons „Mengentext“ können Sie beliebig lange Texte einfügen.
Sie können vorgefertigte Texte unter dem Menüpunkt Daten – Mengentexte hinterlegen, auch können Sie in dem Anzeige-/Textfenster vorhandene Texte überschreiben bzw. über den Button „Manuelle Texteingabe“ einen Text eingeben. Zur Übernahme des Textes klicken Sie auf den Button „Übernahme“.

Besonderheiten:
Mengentext wird über die ganze Seiten breite, beim Rechnungsdruck, gedruckt.
Um eine Leerzeile einzufügen müssen Sie die Leerzeile, im Text, durch drücken der Leertaste markieren. (Im EDV-Deutsch mit einem Blank)

Einfügen von Projekten-/Dienstleistungen

Über die Rechte Maustaste auf der Rechnungsartikel-Tabelle können Sie Bestehende Projekte-/Dienstleistungen einfügen.

Rechnungsartikel kopieren

Über die rechte Maustaste können sie entweder alle Rechnungsartikel oder nur markierte Rechnungsartikel kopieren. Die kopierten Rechnungsartikel können sie danach in jeden bereits vorhandenen Auftrag, Rechnung etc. anhängen oder an eine bestimmte Position einfügen. Markierte Rechnungen werden rot gekennzeichnet.

Rabatt Neuberechnung

Im Eingabefeld Rabatt % können Sie durch Betätigen der rechten Maustaste den Rabatt für alle eingegebenen Artikel neu zuweisen und Neuberechnen.

Erstellung von Drittelrechnungen

Über die rechte Maustaste auf der Artikeltabelle können Sie aus einem Auftrag eine s.g. Drittelrechnung erstellen.
Die Drittelrechnungen werden wie folgt im Kopf der Auftragserfassung gekennzeichnet:

auftragserfassung_drittelrechnung.png

Beispiel der Drittelrechnung
auftragserfassung_drittelrechnung1.png

Beispiel der Abschlussrechnung:
Das Leistungsdatum -/ Fertigstellungsdatum des Auftrages ist das Leistungsdatum in der Auftragserfassung.

auftragserfassung_drittelrechnung_abschluss.png

Erstellung von Teilrechnungen

Aus jeder Auftragsart, außer Gutschrift, können Sie über die rechte Maustaste auf der Artikeltabelle eine Teilrechnung erstellen.

Vorgehensweise:
Markieren Sie die Rechnungsartikel über die Taste F9 die für die Teilrechnung herangezogen werden sollen.
Haben Sie alle Rechnungsartikel markiert so drücken Sie die rechte Maustaste und wählen den Eintrag „Teilrechnung erstellen“. Das Programm erzeugt nun nach Eingabe des Teilzahlungsbetrages eine Teilrechnung, die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, und springt nach der Erstellung auf die Teilrechnung.

Haben Sie Teilrechnungen erstellt, so wird Ihnen dieses in der Statuszeile angezeigt.
auftragserfassung_teilrechnung.png

Durch anklicken des Befehlsknopfs „Teilrechnungen vorhanden“ können Sie die Teilzahlungen-/Rechnungen sich anzeigen lassen.

Aktueller Artikel bestellen

Über die rechte Maustaste auf der Artikeltabelle können Sie alle eingegebenen Artikel direkt in eine Bestellung übernehmen.
bestellung3.png

Die Anzahl der zu bestellenden Artikel können Sie direkt auf der Tabelle abändern.

Auftrag-/Angebot in eine Rechnung umwandeln

Möchten Sie einen bestehenden Auftrag oder ein bestehendes Angebot in eine Rechnung oder in eine Gutschrift umwandeln so klicken Sie im Kopf der Auftragserfassung auf folgendes Symbol icon_auftrgaserfassung_umwandeln.png.
Die Rechnungsnummer sowie die Artikelbestände werden automatisch weiter gezählt. Rechnungen können NICHT zurück in ein Angebot etc. umgewandelt werden.

icon_trash.png Dieser Menüpunkt löscht, nach einer Sicherheitsabfrage, den aktuellen am Bildschirm angezeigten Auftrag unwiderruflich.

Aktueller Auftrag-/Rechnung aktualisieren, Preise werden neu berechnet

Über das Symbol icon_auftrgaserfassung_neuberechnen.png können Sie den aktuellen Auftrag aktualisieren

Rechnung drucken

Vor jedem Druck werden die Rechnungsartikel automatisch neu berechnet.

icon_export.png
Export der Aktuellen Rechnungsadresse in eine CSV-Datei. Die CSV-Datei wird im SESFAKT Ordner im Verzeichnis “EXPORT”  mit dem jeweiligen Datum abgelegt.
Beispiel: 20080417.csv
Der Aufbau der CSV-Datei richtet sich nach dem Standard der Schweizer Post für “Print & Send”.
Wurde die Rechnungsadresse bereits einmal in die CSV-Datei exportiert wird das Export-Symbol wie folgt dargestellt:

icon_export2.png
Die Einstellungen-/Grunddaten bzw. die Aktivierung für Print & Send nehmen Sie in den Programmparametern Reiter “Print und Send” vor.

Siehe auch


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