CiKa-Verbandssoftware/Dokumentenverwaltung

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung bringen Sie Ordnung in Ihre Dateien. Sie können Dateien beliebigen Typs (Doc, ODT, xls, xml, cdr, jpg, gif) zu einem Mitglied oder Lieferanten hinterlegen. Damit die Benutzung leicht fällt, ist die Dokumentenverwaltung funktions- und bedienungskompatibel zum Windows-Explorer. Dateien lassen sich z.B. wie im Windows-Explorer verschieben, umbenennen, verknüpfen oder neu anlegen. Die Dokumente werden nicht in der Datenbank gespeichert sondern als normale externe Dateien. So dass Sie auch außerhalb der Programms problemlos auf die Dokumente zugreifen können.

Beispielansicht Dokumente
dokumentenablage.png

Bei einer Neueingabe eines Mitgliedes oder eines Lieferanten wird automatisch ein Ordner angelegt. In die Dokumentenablage werden alle Anhänge von Emails sowie versendetete PDF-Rechnungen etc. abgelegt. Sie können auch zusätzlich Dokumente hinzufügen, dazu klicken Sie auf den Button “Neuer Text”, bzw. über die rechte Maustaste können die Dokumente-/Texte über die Zwischenablage einfügen, bzw. neue Ordner anlegen. Alle Dokumente des Kunden werden im Verzeichnis /texte mit der entsprechenden Kundennummer gespeichert.

Die Dokumente für Adressen, Mitarbeiter und Lieferanten werden im Verzeichnis des aktuellen Mandaten abgelegt.

Beispiel:
\TEXTE\MANDANTENNAME\MITFLIEDER
\TEXTE\MANDANTENNAME\MITARBEITER

Detailbeispiel an Hand der Mitgliederablage:
\TEXTE\>>Mandant<<\mitglied\ >>xxx<<\ >>Mitgliedsnummer<<
xxx steht für die ersten 3 Ziffern der Mitgliedsnummer.

\TEXTE\MANDANTENNAME\kunden\840\84015

Neueingabe eines Dokumentes

neues_dokument.png

Geben Sie als erstes den gewünschten Namen des Dokumentes ein, danach wählen die den Typ des Dokumentes aus, zur Verfügung stehen folgende Dokumenttypen:

  1. .RVF interner Texteditor
  2. .DOC Word-Dokument
  3. .ODT Open Office-Dokument
  4. .XLS Excel-Dokument
  5. .PSD Adobe Photoshop Dokument
  6. .CDR Corel-Dokument
  7. .BMP Bitmap

Durch Klicken auf den Button OK wird das neue Dokument in der Kundenablage gespeichert und das jeweilige Programm geöffnet. Bei der Option .RVF interner Texteditor startet nach anklicken des Buttons „OK“ ein interner Texteditor

Möchten Sie ein Dokument einscannen so stehen Ihnen folgenden Dokumenttypen zur Verfügung:

  1. .JPG
  2. .PNG
  3. .BMP
  4. .GIF
  5. .PDF

Über den Button “Vorlagen” können Sie vordefinierte Dokumente übernehmen. Die Vorlagen sind im Verzeichnis /texte abgelegt.

Suchen
Über den Befehlsknopf Suchen können Sie direkt in den Dokumenten nach einem Text suchen.
dokumentensuche.png

Die Suche können Sie auch über den Menüpunkt “Suchen” im Hauptmenü aufrufen.

Optionen der Rechten Maustaste
dokumentenablage_mausmenue.png

Ist die aktuelle Datei ein PDF, so können Sie sich diese, über die rechte Maustaste, auch mit dem internen PDF-Viewer anzeigen lassen. Über den Menüpunkt “Datei öffnen” wird die PDF-Datei mit der Standardverknüpfung geöffnet. Der PDF-Viewer benötigt keine Installation des Adobe Acrobat Readers.

Auswahl-punkt „Anzeige gespeicherte Dokument:
über diesen Menüpunkt wird in die Gesamtzahl der gespeicherten Dokumente innerhalb des Dokumentenpfades \TEXTE angezeigt.

Dokumentvorlagen

Hier können Sie ihre Dokumentvorlagen verwalten.
dokuvorlagen.png


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